https://www.mdu.se/

Abstract – “Costs to consider in connection with the implementation of a new ERP system”

Date: January 8^th 2013

Level: Master thesis in business administration, 15 ECTS

Institution: School of Sustainable development of society and technology, Mälardalen University

Authors: Sanna Hellblom-Björn

Title: Costs to consider in connection with the implementation of a new ERP system

Tutor: Cecilia Lindh

Keywords: ERP-system, business system, implementation, implementation costs

Research

question: What costs and issues should companies take into account in order to  establish a realistic budget in connection with the implementation of a new ERP system, and increase the chances for a successful implementation?

Purpose: The purpose of the paper is to investigate the hidden costs that may arise in connection with the implementation of an ERP system that companies should take into account in order to establish a realistic budget. The paper will also examine how companies can reduce their costs and affect the outcome of the implementation. It should be investigated by means of interviews, reports and articles.

Method: In order to answer the question in the paper secondary data is collected in the form of articles, books and reports. Primary data was collected through interviewing a company that has implemented a new business system, a company that performs implementations and a Senior manager of ERP Services. The theoretical framework and the empirical results are the basis for the analysis. Based on a comparison with the theoretical framework and empirical findings, conclusions could be drawn.

Conclusion: There are certain items in the budget, drawn up in the context of an implementation that is difficult to estimate, with the result that they are often exceeded. The conclusions drawn in this study are that the costs for the training of staff, customization of the system, conversion of data and upgrading of the system are usually underestimated. Companies can reduce their costs in connection with implementation by the use of internal staff for education instead of hiring external consultants that increases costs. A well-defined implementation strategy as well as an excellent preparatory work is the key to a successful implementation.

Sammanfattning - ”Kostnader att ta hänsyn till i samband med implementering av nytt ERP system”

Datum: 8 januari 2013

Nivå: Magisteruppsats i företagsekonomi, 15 ECTS

Institution: Akademin för hållbar samhälls- och teknikutveckling, HST, Mälardalens högskola

Författare: Sanna Hellblom-Björn

Titel: Kostnader att ta hänsyn till i samband med implementering av nytt ERP system

Handledare: Cecilia Lindh

Nyckelord: ERP-system, affärssystem, implementering, implementeringskostnad

Frågeställning: Vilka kostnader och aspekter bör företag ta hänsyn till för att kunna upprätta en realistisk budget i samband med implementering av nytt ERP system samt öka chansen för en lyckad implementering?

Syfte: Syftet med uppsatsen är att undersöka vilka dolda kostnader som kan uppstå i samband med en implementering av ett ERP system som företag bör ta hänsyn till för att kunna upprätta en realistisk budget. Uppsatsen kommer även studera hur företag kan minska sina kostnader samt påverka utfallet av implementeringen. Det ska undersökas med hjälp av intervjuer, rapporter samt artiklar.

Metod: För att besvara uppsatsens frågeställning har sekundärdata samlats in i form av artiklar, litteratur samt rapporter. Primärdata samlades in genom att intervjua ett företag som implementerat ett affärssystem, ett företag som utför implementeringar samt en Senior manager of ERP Services. Den teoretiska referensramen samt de empiriska resultaten ligger till grund för analysen. Utifrån en jämförelse med den teoretiska referensramen samt empirin har slutsatser kunna dragits.

Slutsats: Det finns vissa poster i budgeten som upprättas i samband med en implementering som är svåra att uppskatta, vilket medför att de verkliga kostnaderna för implementeringen ofta överskrider de budgeterade kostnaderna. Slutsatserna som dragits i studien är att kostnader för utbildning av personal, specialanpassning av systemet, konvertering av data samt uppgraderingskostnader är de som vanligtvis underskattas. Företag kan minska sina kostnader i samband med implementeringen framför allt genom att använda sig av intern personal för utbildning istället för att hyra in externa konsulter som ökar kostnaderna. En väldefinierad implementeringsstrategi samt ett väl genomfört förarbete är nyckeln till en lyckad implementering.