https://www.mdu.se/

Title: A study about the purchasing process of IT

Level: Master thesis in Information Technology and Business Administration, 15 hp, EIK024

Authors: Emelie Johanson and Mikael Lindström

Tutor: Peter Ekman, Mälardalens Högskola

Keywords: IT-investment, purchase, decision

Problem: In the last decades the amount of IT investments increased and has become an important resource within most organizations. IT gives the ability to compete and could also be a condition for many to be able to compete. In different businesses it could vary in where they put their focus when they choose an IT investment. This thesis examines how the purchase process of IT looks. How does processes differs in a bigger company versus a smaller company? From these two perspectives this study examined these research questions: Who makes the decisions whether or not an IT solution should be purchased? What aspects decide when companies are to choose between different IT solutions? Where in the purchase process do problems usually emerge?

Purpose: The purpose of this thesis is to describe and analyze the purchasing process of IT from a business perspective. The purpose is also to see if it differs in a bigger company versus a smaller company and where the problems usually emerge in this process.

Method: The study is based on a theoretical framework about IT investments and how a purchasing process might look like. It all lead up to a summarizing model made by the authors of this thesis and it shows all the different steps in a purchasing process. The study contains three interviews where two of them were in big companies and one in a smaller company.

Conclusions: This study shows that depending on the size on a company the decisions are made in one or several levels within the company and that the amounts of levels increase with the size of the company. A smaller company got better possibilities to get information from the end-users and the rest of the staff to make better requirements on the IT solution, which could increase the chance for an IT solution to satisfy their needs. The price of the IT-solution matters in the choice in what to buy and it seems like the price sensitivity increases the smaller size a company is. All company sizes wants long terming relations with a few suppliers. The problem often emerges in the progress to gather the requirements for the IT solution and also in the communication with the suppliers. The problem comes from misunderstandings between the company and the supplier because of different use of language. It also creates problems when there is lack of knowledge amongst the people making the specifications of the requirements for the IT solution.

Titel: En studie om inköpsprocessen av IT

Nivå: Magisteruppsats i IT-ekonomi, 15 hp, EIK024

Författare: Emelie Johanson och Mikael Lindström

Handledare: Peter Ekman, Mälardalens Högskola

Nyckelord: IT-investering, inköp, beslut

Problem: De senaste decennierna har investeringar i IT ökat och blivit en viktig resurs för de flesta organisationer. IT ger företagen förmågan att konkurrera och kan även vara en förutsättning för många att kunna konkurrera. Beroende på vilken bransch en organisation är verksam i kan deras fokus variera när de gör sina urval av IT-investeringar. Denna studie undersöker hur inköpsprocessen ser ut för IT. Hur skiljer sig denna process i ett större företag mot ett mindre företag? Utifrån båda dessa perspektiv har studien utgått ifrån följande problemfrågor:

Vem tar beslutet om att en IT-lösning ska köpas in till företaget?

Vilka faktorer avgör när företag ska välja mellan olika IT-lösningar?

Var i inköpsprocessen är problem mer förekommande?

Syfte: Syftet med denna studie är att beskriva och analysera inköpsprocessen av IT utifrån ett företagsperspektiv. Studien ämnar även visa om den skiljer sig mellan mindre och större företag och var problem oftast uppstår i inköpsprocessen.

Teori & Metod: Undersökningen baseras på en teoretisk referensram som ger en inblick i vad IT-investeringar är och hur inköpsfasen av IT kan tänkas se ut. Den insamlade teorin utmynnar i en undersökningsmodell som är framtagen av uppsatsförfattarna, som visar de olika steg ett företag kan gå igenom vid inköp av IT.

Studien innehåller tre intervjuer på två stora samt ett mindre IT-företag. Därefter har data, med hjälp av undersökningsmodellen, analyserats för att resultera i ett antal slutsatser.

Resultat: Den slutsats som dras är att beroende på vilken storlek ett företag är så fattas besluten på en till flera nivåer inom företaget, där antalet nivåer växer med företagets storlek. Ett mindre företag har större möjligheter att kunna få in information till kravspecificeringen från slutanvändare och resten av företagets personal, vilket kan bidra till att de har större chans att hitta en IT-lösning som uppfyller just deras behov. När företag väljer ut vilka IT-lösningar de ska köpa in så konstateras att priset har en viss avgörande roll, där priskänsligheten ser ut att öka ju mindre ett företag är. Oavsett om ett företag är litet eller stort så värdesätter de långvariga stabila relationer med ett fåtal leverantörer. Problem är mest förekommande vid framtagandet av kravspecifikation och vid kommunikation med leverantörer. Problemet med leverantör är att parterna inte pratar samma språk vilket leder till missförstånd mellan dem. Det skapas även problem på grund bristande kunskap vid kravspecifikation.