https://www.mdu.se/

Engineering changes disrupt plans, can affect technical solutions negatively, and put project organisations under strain. However, engineering changes are a crucial part of the design process and a prerequisite in adapting to a dynamic project environment.

Prior research has suggested the efficacy of the pre-emptive actions of reducing the number of, and front-loading, changes. However, pre-emptive measures to stop engineering changes from materialising are difficult to achieve if there are shortcomings in the project processes. Even with formal processes in place, they often fall by the wayside when changes occur, replaced by ad hoc practices. In such cases, when a change is raised, an ad hoc team of practitioners is formed to manage it. In the informal handling of the change that follows, practitioners tend to focus on risk aversion rather than weighing risks against the opportunities.

To improve the performance of ad hoc teams in managing engineering changes, an organisational-learning approach has been developed. This research is based on the fields of both project- and engineering-change management and applies a multiple case study design with cases from product development and engineering-type projects. Research results are based on data from over 40 interviews with project managers and engineers as well as over 100 change requests, the contents of which were analysed both qualitatively and quantitatively. The research methodologies both of soft systems and projects-as-practice were used to analyse results from qualitative data.

This research further develops the concept of ad hoc teams in the context of engineering design, thus contributing to the field of strategic guidelines and organisational issues regarding engineering-change management. The strength of the suggested process lies in its capture both of the specific and the practical. It is specific in the sense that it focuses on issues related to emergent changes and its sibling initiated changes to raise awareness of their differences and how they relate to possible opportunities within changes. It is practical in that it acknowledges the importance of an active line-management organisation that supports project planning, execution, and development to sustain a culture of learning as it relates to the engineering-change management process, pre-, in- and post-change. Through a systems view, the process also incorporates change types and the concept of change carriers. Finally, the suggested process includes practical management guidelines for emergent changes and initiated changes. To that end, this research specifies a workshop structure to heighten practitioners’ awareness of their practices and praxis in handling engineering changes. 

Tekniska förändringar som uppstår i ingenjörsprojekt kan störa planering och stressar ofta projektorganisationen. Förändringar kan t.ex. leda till fler förändringar, vilket i sin tur kan ha negativa effekter på de tekniska lösningarna som förändringarna krävt. Samtidigt är förändringar i projekt en förutsättning för att anpassa tekniken och dess flexibilitet efter den ibland snabba förändringshastighet som präglar projektmiljöer. God förändringshantering kan alltså också bidra till nya innovativa och viktiga lösningar.

Tidigare forskning pekar på god framförhållning och förstudier som lösningar för att reducera och hantera tekniska förändringar. Framförhållning och förstudier kräver dock en förhållandevis stabil projektmiljö och viss förutsägbarhet, men detta saknas ofta i många tekniskt innovativa och utmanade projekt. Det har visat sig att när en projektorganisation trots allt har rutiner och processer för att hantera förändringar så överges dem i många fall när en nog komplex förändring måste bemötas. När en teknikförändring av tillräcklig dignitet initieras formas i de fallen ett förändringhanteringsteam specifikt för att hantera just den situationen. Teamets temporära natur ökar dock bristen på rutiner, vilket leder till en benägenhet att inte våga tänka nytt och förhastade slutsatser i problemlösningsarbetet som följd.

För att förbättra förändringshanteringsteamets kapacitet föreslås genom detta forskningsprojekt en process baserad på organisationslärande. Forskningen tar avstamp i så väl tidigare forskning kring projektledning som hantering av tekniska förändringar. Vidare används fem fallstudier från produktutvecklings- och större leveransprojekt. Totalt har över 40 intervjuer med projektledare och ingenjörer verksamma i de studerade projekten genomförts. Till detta har över 100 tekniska förändringar detaljstuderats och kvantifierats. Analyserna baseras dels på Soft Systems Methdology, dels på Projects-as-practice som angreppsätt.

Forskningsbidraget berör forskningsfält så som strategiska riktlinjer och organisationsfrågor kring hanteringen av tekniska förändringar i projekt. Resultatet visar hur förändringshanteringsteamen arbetar fram beslutsunderlag. Det visar också på goda exempel – där förändringshanteringsteamens förmåga att finna möjligheter i annars negativt betingade processer lyfts fram – och hur deras arbete kan gå till. Styrkan i den föreslagna organisationslärandeprocessen ligger därför i att den kombinerar det specifika och det praktiska i förändringshanteringsteamens utmaning. Den är specifik på det sätt att den fokuserar på skillnaden mellan negativt och positivt betingade förändringar samt att den gör teamet uppmärksamma på dess skillnader. Men den är dessutom praktisk i den meningen att den stödjer teamet genom både projektets och förändringens olika faser. För att åstadkomma detta utgår lärandeprocessen från en workshopmetodik, där teamet och deras praktiker för att förbättra kvalitet på förändringshanteringen, står i fokus.